Velkommen til en dybdegående diskussion om vigtigheden af en effektiv pre- og onboarding for nye medarbejdere. Vi oplever oftere og oftere, at kandidater spørger ind til om virksomheden har en klar onboardingplan og hvis ikke, takker nogen kandidater nej tak til en eventuel stilling. En velstruktureret onboarding-proces spiller en central rolle, og i dette blogindlæg vil jeg forsøge at liste en række af de tiltag vi møder, når vi taler med vores kunder, samt kort beskrive hvordan en god pre- og onboarding kan forbedre medarbejderfastholdelsen, øge produktiviteten og skabe en positiv arbejdskultur
Preboarding
En afgørende fase før første arbejdsdag. Preboarding er processen, der starter fra det øjeblik en kandidat accepterer jobtilbuddet og fortsætter indtil den første arbejdsdag. Denne fase er afgørende for at opbygge en stærk forbindelse mellem den nye medarbejder og virksomheden. Preboarding kan omfatte at sende velkomstpakker, give adgang til virksomhedens intranet, introducere dem til deres team via sociale medier eller e-mail og give dem forhåndsoplysninger om deres første uge. En effektiv preboarding-proces kan reducere angst for den første arbejdsdag, styrke medarbejderengagementet og forbedre fastholdelsesraterne.
Eksempler:
Velkomstpakke: Nyansatte modtager en velkomstpakke med virksomhedens merchandise, en detaljeret orienteringsplan og en personlig velkomsthilsen fra CEO’en.
Virtuel introduktion: En uge før startdatoen bliver de nye medarbejdere introduceret til deres team via en virtuel mødeplatform, så de får mulighed for at opbygge relationer og reducere første-dags nervøsitet.
Adgang til ressourcer: Nyansatte får tidlig adgang til virksomhedens intranet, hvor de kunne finde nyttige ressourcer og lære om virksomhedskulturen.
Mentorprogram: En mentor tildeles hver nyansat for at guide dem gennem de første måneder og tilbyde støtte og rådgivning.
Onboarding
Onboarding er den proces, hvorved nye medarbejdere bliver integreret i en organisation. Det er mere end blot en introduktion, det er en kritisk fase, der sætter tonen for medarbejderens fremtidige engagement og succes i virksomheden. Ifølge en undersøgelse fra SHRM (Society for Human Resource Management) er op til 69% af medarbejderne mere tilbøjelige til at blive i en virksomhed i mindst tre år, hvis de oplever en veludført onboarding. Dette understreger, hvor afgørende denne fase er for medarbejderfastholdelsen.
Statistikker, der understøtter vigtigheden af onboarding:
– En undersøgelse viste, at virksomheder med en stærk onboarding-proces forbedrer nyansatte medarbejderes performance med over 70%.
– Organisationer med effektiv onboarding oplever 50% højere nyansatte medarbejderes fastholdelsesrate.
– 88% af medarbejdere mener, at en organisation, der tilbyder en struktureret onboarding-proces, er mere attraktiv.
En 2-ugers onboardingplan
Her er et eksempel på en generel 2-ugers onboardingplan:
Uge 1: Introduktion og Integration
– Dag 1: Velkomst og introduktion til virksomhedens kultur og værdier. Gennemgang af administrative procedurer og IT-opsætning.
– Dag 2-3: Møder med nøglepersoner og afdelinger for at forstå virksomhedens struktur og funktioner.
– Dag 4-5: Introduktion til specifikke arbejdsopgaver og projekter. Grundlæggende træning og udviklingssessioner.
Uge 2: Dybdegående Læring og Netværk
– Dag 6-7: Deltagelse i igangværende projekter og møder. Feedbacksessioner med nærmeste leder.
– Dag 8-9: Netværksaktiviteter med andre nye medarbejdere og teammedlemmer.
– Dag 10: Evaluering af onboarding-processen og fastsættelse af mål for de kommende måneder.
Opfølgning er vigtigt, afslut hver dag med en opfølgning på planen. Hvad nåede vi, og hvor er vi bagud, hvordan har medarbejderen oplevet gennemgang af de forskellige punkter, er det områder der skal gennemgås yderligere mm.
Et andet godt råd er at afslutte de første dage lidt tidligere end normalt. De første dage er der mange indtryk der skal fordøjes, og indlæringskurven er MEGET stejl, derfor kan det godt betale sig at have lidt kortere dage i opstarten. På denne måde giver i en ny medarbejder tid til at reflektere og bearbejde de mange informationer – på siget betaler det sig, da stoffet sidder bedre fast.
Der kan tilføjes mange punkter på ovenstående plan, men det vigtigste er faktisk ikke punkterne i planen, men det at virksomheden viser at de har gjort sig nogle tanker, omkring hvordan en ny medarbejder bedst og hurtigst muligt bliver integreret i virksomheden.
Onboarding hos FieldPotential og tanker fra Cecilie (en ny medarbejder).
Vi tager selvfølgelig vores egen medicin og sørger for en onboarding plan for vores nye medarbejdere og for ikke at høre det fra mig, beskriver Cecilie her lidt om hvordan hun oplevede sine første 2 uger hos os.
’’På min 1. arbejdsdag var der gjort klar til, jeg kom. Min computer, mail, telefon og diverse var sat op og klar til mig. Jeg modtog også en skriftlig kopi af en opstartsplan for, hvad jeg skulle de første dage.
Der var sat tid af til at spise fælles morgenmad og personlig introduktion, hvor vi også gennemgik planen for første dag. Planen var overskuelig og tidsopdelt, hvilket gjorde den nem at følge med i.
Vi startede også dagen med at gennemgå planen de efterfølgende dage og hver dag afsluttede vi med en snak eventuelle spørgsmål og tanker om, hvordan dagen var gået. Det var uformelt og afslappet og jeg gik hjem med et ’’tømt’’ hoved og en følelse af, at der var fulgt op på dagen.
Opstartsplanen var en rar køreplan at have og gav mig mulighed for at følge med fremfor spekulationer omkring, om jeg levede op til, hvad der forventedes af mig. Jeg følte mig velkommen og at der var sat tid af til mig. Jeg havde på denne måde også mulighed for selv at kunne forberede mig til efterfølgende dag og gøre mig tanker, omkring dagens indhold.’’
Afslutning og Opsummering
En effektiv pre og -onboarding er afgørende for at sikre, at nye medarbejdere føler sig velkomne, værdsatte og forberedte til at bidrage til virksomhedens succes. Ved at investere tid og ressourcer i en struktureret onboarding, kan virksomheder forbedre medarbejderfastholdelsen, øge produktiviteten og skabe en stærkere arbejdskultur. Husk, at onboarding er en løbende proces, der kræver opmærksomhed og tilpasning, da virksomheden og dens medarbejdere udvikler sig.
Henrik Jerichau
CEO & Senior Consultant
